Hur vet du om din faktureringsprogramvara är anpassad till VeriFactu

Ikraftträdandet av VeriFactu i Spanien kommer att innebära en genomgripande förändring i hur företag och egenföretagare hanterar sina fakturor.

Från och med 2026 måste alla faktureringsprogram uppfylla specifika tekniska krav som säkerställer transparens, spårbarhet och kontroll från skattemyndighetens sida. 

Det nya systemet syftar inte bara till att förebygga bedrägerier, utan också till att modernisera relationen mellan skattebetalare och skattemyndigheten.

I denna artikel från Torrevieja Consult förklarar vi hur du kan kontrollera om din programvara redan är anpassad, vilka de viktigaste skyldigheterna är som kommer med regelverket och vilka åtgärder du bör vidta för att inte hamna på efterkälken. 

Vår avsikt är att erbjuda en praktisk och tydlig guide som är användbar både för spanska företag och för internationella yrkesverksamma som arbetar i landet.

Krav på programvara för att uppfylla VeriFactu-förordningen

VeriFactu-förordningen fastställer en rad villkor som ingen programvara får ignorera. 

Bland dessa framhävs skyldigheten att skapa ett unikt och oföränderligt register för varje faktura, vilket garanterar att uppgifterna inte manipuleras.

Dessutom måste programmet kunna överföra informationen till AEAT, antingen i realtid eller med fördröjning, och ha säkerhetssystem som blockerar alla efterföljande ändringar.

Sammanfattningsvis handlar det inte bara om en teknisk förändring, utan om ett steg mot en mer tillförlitlig och transparent fakturahantering, i linje med de internationella trenderna inom skattedigitalisering.

Faktureringsskyldigheter från och med 2026

Användningen av anpassad programvara kommer att vara obligatorisk för alla egenföretagare och företag som är verksamma i Spanien, oavsett storlek eller bransch. Detta gäller både internt utvecklade lösningar och program som köps in från tredje part.

Några av kraven är: 

• Generering av en unik identifieringskod för varje faktura
• Överföring av register till skattemyndigheten enligt VeriFactu-standarderna
• Bevarande av informationen under de lagstadgade tidsfristerna 

Dessa förändringar tvingar företagen att se över sina nuvarande system och i många fall förutse tekniska investeringar.

Certifiering och godkännande av faktureringsprogramvara

Skatteverket kommer att ansvara för att kontrollera vilka program som uppfyller reglerna och kommer därför att inrätta ett officiellt godkännandesystem. 

Leverantörerna måste intyga att deras applikationer uppfyller de tekniska specifikationerna, vilket ger användarna en garanti för rättssäkerhet.

För företagen innebär arbetet med certifierad programvara inte bara att de följer lagen, utan också att de vinner förtroende inför framtida revisioner eller inspektioner. Det är ett sätt att skydda den administrativa hanteringen och undvika sanktioner som kan bli kostsamma.

Kompatibilitet med elektronisk faktura och SII

En av de viktigaste aspekterna är att VeriFactu inte fungerar isolerat, utan måste integreras med andra system som redan används, såsom elektronisk fakturering och omedelbar informationsöverföring (SII).

Detta innebär att företag som redan arbetar med e-faktura eller SII måste se till att deras nuvarande programvara kan integreras med dessa funktioner utan att det uppstår konflikter. 

En korrekt integration kommer inte bara att förhindra fel, utan också göra det möjligt att dra maximal nytta av digitaliseringen av bokföringen.

Checklista för att kontrollera din programvara inför VeriFactu

Innan du investerar i uppdateringar eller byter leverantör är det lämpligt att göra en grundläggande översyn. Programvara som är anpassad till VeriFactu måste:

• Generera oföränderliga register för varje faktura.
• Utfärda en unik identifieringskod.
• Kommunicera data till AEAT i enlighet med reglerna.
• Integreras med e-fakturasystem och SII.
• Garantera säker lagring av informationen.

Denna checklista är det första filtret som alla företag bör använda innan de fattar strategiska beslut. 

Är du osäker på om ditt program uppfyller VeriFactu-reglerna? På Torrevieja Consult hjälper vi dig att granska din faktureringsprogramvara, planera övergången och välja godkända lösningar som ger dig trygghet gentemot skattemyndigheten.

Vanliga fel vid anpassningen

Övergången till VeriFactu är inte riskfri. Bland de vanligaste felen är användningen av program utan officiell certifiering, vilket kan leda till sanktioner och en skyldighet att byta programvara i all hast.

Ett annat vanligt misstag är att förväxla VeriFactu med elektronisk faktura: även om de kompletterar varandra är de inte samma sak. E-fakturan är ett digitalt format för fakturan, medan VeriFactu reglerar spårbarheten och överföringen av information till skattemyndigheten.

Slutligen bör man tänka på att från och med 2026 kommer programvarurevisioner att krävas. Om man inte är ordentligt förberedd för dessa revisioner kan det leda till böter och administrativa blockeringar. 

Att ha en leverantör som erbjuder teknisk support och dokumentation kommer att vara avgörande för att klara dem utan komplikationer.

Torrevieja Consult, VeriFactu och ditt företag: rätt sätt att anpassa din programvara

Anpassningen beror på varje enskilt fall: vissa företag kan lösa det med enkla uppdateringar, medan andra behöver byta ut hela programvaran. 

Det viktigaste är att planera i förväg, analysera de lösningar som finns på marknaden och förbereda teamen för övergången.

Torrevieja Consult hjälper företag och egenföretagare i denna process genom att identifiera risker, granska befintlig programvara och välja det mest lämpliga alternativet. 

Vår erfarenhet gör att vi kan ge råd till både lokala företag och internationella yrkesverksamma som är verksamma i Spanien. Kontakta oss.

Vanliga frågor om faktureringsprogramvaran VeriFactu

Vad är VeriFactu?

Det är det nya faktureringskontrollsystemet i Spanien, som blir obligatoriskt från och med 2026.

Vem berörs?

Alla företag och egenföretagare som utfärdar fakturor på spanskt territorium.

Vad är skillnaden jämfört med elektronisk faktura?

Den elektroniska fakturan är ett digitalt format, medan VeriFactu reglerar spårbarheten och överföringen till skattemyndigheten.

Kan jag anpassa min nuvarande programvara?

Det beror på leverantören: vissa erbjuder uppdateringar, andra kräver att man byter till ett nytt program.

Vad händer om jag inte anpassar den?

Du kan få böter och administrativa blockeringar.

Vilka fördelar har det att anpassa sig i tid?

Bättre redovisningsorganisation, mindre risker vid revisioner och fullständig trygghet gentemot skattemyndigheten.