QR-kod i VeriFactu: vad det är, hur det fungerar och vad det innebär för företag och egenföretagare

I världen av elektronisk fakturering i Spanien dyker en ny aktör upp som inte längre kan ignoreras: QR-koden i VeriFactu-systemet. 

För egenföretagare, företag och yrkesverksamma som fakturerar i landet representerar denna lilla grafiska kod mycket mer än en detalj: den är den verifieringsstämpel som krävs för att garantera att dina fakturor uppfyller reglerna, att de är korrekt registrerade och att dina processer är inspektionssäkra.

I denna artikel från Torrevieja Consult förklarar vi tydligt vad QR-koden i VeriFactu är, hur den genereras, vilka skyldigheter den medför och vilka åtgärder du bör vidta för att anpassa dig utan problem.

Vad är QR-koden i VeriFactu och vad används den till?

QR-koden som är kopplad till VeriFactu-systemet är ett obligatoriskt inslag i fakturor som hanteras av detta faktureringssystem (SIF). Den fungerar som en stämpel för äkthet, spårbarhet och integritet.

Huvudsakliga användningsområden för QR-koden

• Den gör det möjligt för fakturamottagaren (kund, annat företag eller myndighet) att skanna koden och kontrollera att fakturan har registrerats hos den statliga skattemyndigheten (AEAT).
• Den garanterar att fakturauppgifterna inte har ändrats efter utfärdandet, genom ett digitalt fingeravtryck eller en ”hash” som är inbäddad i QR-koden.
• Det ger transparens, skattekontroll och underlättar AEAT:s övervakningsuppgifter i realtid.

Hur fungerar QR-koden?

VeriFactus QR-kod är inte bara ett visuellt element på fakturan: bakom den finns en hel mekanism som är utformad för att säkerställa att varje utfärdat dokument identifieras, verifieras och spåras perfekt av skattemyndigheten. 

Att förstå hur denna process fungerar hjälper dig att veta vad din kund ser när han eller hon skannar den och vilken kontroll AEAT har över din fakturering.

Steg för steg för att förstå hur det fungerar

1. När du utfärdar en faktura via ett SIF-system som är anpassat till VERI*FACTU genererar programvaran automatiskt en QR-kod som innehåller en säker URL kopplad till AEAT och flera viktiga uppgifter från fakturan.
2. Denna URL gör det möjligt att, när den skannas, visa offentlig eller halv-offentlig information (beroende på behörighet) om fakturan: utfärdarens skatteregistreringsnummer, nummer och serie, utfärdandedatum, totalbelopp.
3. Mottagaren av fakturan kan kontrollera att de uppgifter som visas stämmer överens med de som faktiskt har utfärdats och registrerats, vilket ger både kunden och utfärdaren trygghet.
4. Utsändaren måste spara fakturan och den elektroniska registreringen och kunna visa att processen har genomförts korrekt (elektronisk signatur, sändningar, bevarande).

Vilken information innehåller QR-koden?

• Sändarens och företagets (eller yrkesutövarens) skatteidentifikationsnummer som utfärdar fakturan.
• Fakturans nummer, serie och utfärdandedatum.
• Fakturans totala belopp (beskattningsunderlag + moms).
• Hashkod eller fingeravtryck som visar att dokumentet inte har ändrats.
• Verifierings-URL för AEAT-systemet.

För en övergång till VeriFactu med hjälp av specialiserade rådgivare inom skatter och digital fakturering, kontakta oss

Faktureringsmetod SIF ”Med VeriFactu” vs ”Utan VeriFactu”

Vad innebär det för ditt företag eller din verksamhet som egenföretagare?

För många företag och egenföretagare innebär införandet av QR-koden i VeriFactu stora förändringar i deras faktureringsprocesser, men också en stor möjlighet att optimera, öka transparensen och stärka förtroendet hos sina samtalspartner.

Några punkter att tänka på

• Du behöver en faktureringsprogramvara som är anpassad till VeriFactu-reglerna och som genererar QR-koden i enlighet med de tekniska kraven.
• Om du fortfarande använder manuella verktyg (Word, Excel, papper) måste du kontrollera om ditt system uppfyller kraven eller om du måste byta till ett mer robust system.
• En faktura utan korrekt QR-kod eller utan minimiuppgifter kan anses vara icke-konform och utsätta företaget för sanktioner eller förlora vissa spårbarhetsfördelar.
• Låt din kund kontrollera fakturans giltighet: förbättra det kommersiella förtroendet, minska tvister och underlätta interna revisioner.
• Som specialiserad rådgivare för företag och egenföretagare är vi redo att hjälpa dig att anpassa dina processer utan avbrott och se till att din fakturering är i linje med reglerna från första stund.

Att förbereda sig för VeriFactu är att förbereda sig för den framtida skattesituationen

QR-koden i VeriFactu-systemet är inte en mindre teknisk detalj, utan ett centralt element i den nya generationens fakturering i Spanien. 

Att anpassa sig till den innebär inte bara att uppfylla en lagstadgad skyldighet, utan också att positionera ditt företag eller din verksamhet som ansvarsfull, transparent och redo för den digitala framtiden. 

På Torrevieja Consult kan vi hjälpa dig i denna process, hjälpa dig att välja rätt programvara, implementera lösningen och se till att dina fakturor uppfyller kraven från första dagen. Kontakta oss. 

Vanliga frågor om QR-koden i VeriFactu

Måste alla fakturor ha en QR-kod år 2025?

I allmänhet, ja. Enligt reglerna måste fakturor som genereras med hjälp av datoriserade faktureringssystem (SIF) innehålla den obligatoriska QR-koden.

Kan jag fortsätta att utfärda fakturor om min programvara inte genererar QR-koden?

Det skulle inte vara i enlighet med reglerna. Om du är skyldig att använda ett SIF-system enligt VeriFactu måste din programvara generera koden och skicka eller möjliggöra verifiering. Annars skulle du begå ett skattebrott.

Vilka påföljder finns för att inte inkludera QR-koden eller använda ett system som inte är anpassat?

Sanktionerna kan variera, men du skulle bryta mot skyldigheterna om spårbarhet, bevarande och verifiering av fakturor, vilket kan innebära tilläggsavgifter, sanktioner eller förlust av skatteförmåner.

Vad händer om jag bara fakturerar slutkonsumenter och använder ett enkelt system?

Det beror på faktureringsvolymen, typen av verksamhet och vilken skyldighetsfas din grupp befinner sig i. Det är viktigt att du konsulterar våra rådgivare om ditt specifika fall för att se om du är skyldig eller undantagen.

Påverkar QR-koden mina utländska kunder eller bara kunder i Spanien?

Även om kunden befinner sig utanför Spanien gäller samma QR-kodskrav om fakturan utfärdas av en fakturautfärdare i Spanien med ett SIF-system och är skyldig att använda VeriFactu.

När träder QR-kodskravet i kraft?

Reglerna som reglerar datoriserade faktureringssystem (inklusive QR-koden) finns i kungligt dekret 1007/2023. Tidsfristerna för skyldigheten varierar beroende på volym och typ av skattebetalare.