Elektronisk fakturering i Spanien: Regler och fördelar
Digitalisering är en ofrånkomlig verklighet inom affärsvärlden, och elektronisk fakturering har blivit ett nyckelverktyg för företag att anpassa sig till de nya kraven. Med införandet av Ley Crea y Crece i Spanien är elektronisk fakturering inte bara en effektiv lösning utan också en skyldighet för företag och egenföretagare.
På Torrevieja Consult förstår vi att det kan vara en utmaning att anpassa sig till dessa regler, särskilt för internationella företag. Därför förklarar vi här hur elektronisk fakturering fungerar, när den blir obligatorisk och vilka fördelar den kan ge ditt företag.
Vad är elektronisk fakturering?
Elektronisk fakturering är ett digitalt dokument som har samma juridiska värde som en pappersfaktura. Den utfärdas, skickas och lagras digitalt och garanterar dess äkthet och integritet genom en elektronisk signatur.
Detta system används inte bara för att uppfylla skattemässiga krav, utan också för att automatisera administrativa processer och minska mänskliga fel. Om du funderar på hur man skapar en elektronisk faktura, är det viktigt att använda godkänd programvara som uppfyller de lagstadgade kraven.
När är elektronisk fakturering obligatorisk i Spanien?
Enligt den spanska Ley Crea y Crece måste företag och egenföretagare som verkar i B2B-sektorn (Business to Business) använda elektronisk fakturering från och med följande datum:
- 2025: Företag med en årlig omsättning över 8 miljoner euro.
- 2026: Alla små och medelstora företag (SMF) och egenföretagare, oavsett omsättning.
Det är dock viktigt att notera att detta krav inte gäller transaktioner med konsumenter (B2C), internationella affärer eller förenklade fakturor som kvitton.
Fördelar med elektronisk fakturering
Implementeringen av elektronisk fakturering erbjuder flera fördelar, särskilt för företag som verkar i Spanien. Här är några av de viktigaste:
- Ökad effektivitet: Automatiserade processer sparar tid och minskar administrativa kostnader.
- Lägre kostnader: Eliminering av utgifter för papper, tryckning och posthantering.
- Större säkerhet: Elektroniska signaturer garanterar fakturornas äkthet och förhindrar manipulation.
- Efterlevnad av regler: Företag som använder elektronisk fakturering uppfyller automatiskt de spanska skattemyndigheternas krav.
- Miljövänligt: Minskad användning av papper bidrar till hållbarhet.
- Lär dig att fakturera elektroniskt enkelt: Med rätt verktyg kan övergången till detta system bli smidig och problemfri.
Hur man gör elektronisk fakturering: viktiga krav
Om du funderar på hur man gör elektronisk fakturering, behöver du:
- Godkänd programvara: Enligt spansk lag måste du använda en certifierad programvara som kan generera elektroniska fakturor i format som XML eller Facturae.
- Elektronisk signatur: En digital certifiering som säkerställer fakturans juridiska giltighet.
- Säker lagring: Fakturorna måste lagras digitalt i minst fyra år, enligt spanska regler.
Vi på Torrevieja Consult kan hjälpa dig att implementera elektronisk fakturering och se till att ditt företag uppfyller alla krav.
Sanktionsavgifter vid bristande efterlevnad
Att inte följa reglerna för elektronisk fakturering kan leda till betydande påföljder för företag:
- Böter på upp till 10 000 € för varje faktura som inte utfärdas elektroniskt.
- Avgifter på 6 000 € för bristande lagring av fakturor under den föreskrivna tidsperioden.
- Ytterligare påföljder för fakturor som inte uppfyller skattemässiga krav.
Sammanfattning
Elektronisk fakturering är inte bara en juridisk skyldighet i Spanien, utan också en möjlighet att modernisera företagens administrativa processer. För företag och egenföretagare erbjuder detta system högre effektivitet, större säkerhet och bättre kostnadshantering.
På Torrevieja Consult erbjuder vi skräddarsydd rådgivning för att hjälpa internationella företag att implementera elektronisk fakturering på ett enkelt och effektivt sätt. Kontakta oss idag för att få den hjälp du behöver för att möta framtidens krav.
Vanliga frågor om elektronisk fakturering i Spanien
Elektronisk fakturering, eller elektronisk tillverkning i Spanien, är en digital metod för att skapa, skicka och lagra fakturor. Den har samma juridiska värde som en traditionell pappersfaktura men erbjuder fler fördelar:
- Automatisering av administrativa processer.
- Ökad säkerhet genom digitala signaturer.
- Efterlevnad av spanska lagar och regler.
Med den obligatoriska användningen som börjar 2025 för stora företag och 2026 för små och medelstora företag (SMF) och egenföretagare, är det avgörande att lära sig att fakturera elektroniskt för att undvika böter.
Att skapa en elektronisk faktura är enkelt om du följer några viktiga steg. Här är en snabbguide om hur man gör en elektronisk faktura:
- Välj en certifierad programvara: Den måste generera fakturor i format som XML eller Facturae, godkända av den spanska skattemyndigheten.
- Skapa fakturan: Fyll i all nödvändig information som kundens namn, CIF eller NIF, datum och beskrivning av varor eller tjänster.
- Signera fakturan elektroniskt: Använd en digital signatur för att säkerställa dess äkthet och juridiska giltighet.
- Skicka fakturan: Överför den till kunden via säkra plattformar som FACeB2B eller e-post.
Att förstå steg för att utfärda elektronisk faktura är avgörande för att säkerställa att ditt företag följer reglerna.
För att börja med hur man gör elektronisk fakturering i Spanien behöver du:
- Ett certifikat för digital signatur: Detta används för att signera fakturor elektroniskt.
- Godkänd programvara: Ett verktyg som genererar och hanterar fakturor i rätt format.
- Säker lagring: Fakturorna måste lagras digitalt i minst fyra år, enligt spanska regler.
Att ha rätt verktyg och processer på plats gör det enkelt att lära sig att fakturera elektroniskt och anpassa sig till de nya lagkraven.
