Haagkonventionens apostille (apostille) är det förfarande du behöver när en spansk offentlig handling ska ha rättslig giltighet i ett annat land, eller tvärtom, när en svensk handling ska erkännas i Spanien. Utan den kan notarier, register och myndigheter direkt avvisa handlingen, hur officiell den än är i ursprungslandet.

På Torrevieja Consult hjälper vi svenskar och skandinaver att apostillera födelsebevis, utdrag ur belastningsregistret, notariella fullmakter och andra handlingar som behöver giltighet både i Spanien och i Sverige.

I den här artikeln förklarar vi vad apostillen är, vilka handlingar som kan apostilleras, var den hanteras beroende på handlingstyp och vad den kostar.

Vad är Haagkonventionens apostille?

Apostillen är en anteckning som intygar äktheten av underskriften, i vilken egenskap undertecknaren har agerat, samt äktheten av stämpeln på en offentlig handling, så att den erkänns i vilket annat land som helst som anslutit sig till Haagkonventionen av den 5 oktober 1961, utan ytterligare legaliseringsförfaranden.

Spanien är part i denna konvention sedan ratificeringen 1976, i kraft sedan 1978. Tack vare detta accepteras en apostillerad spansk handling direkt i Sverige och i de flesta länder inom EU, Latinamerika och Nordamerika, utan att man behöver gå via den traditionella diplomatiska vägen.

Vilka handlingar kan apostilleras

Alla handlingar lämpar sig inte för detta förfarande. Apostillen tillämpas uteslutande på offentliga handlingar, och man skiljer på tre huvudkategorier:

• Rättsliga handlingar: beslut och intyg utfärdade av domstolar.
• Förvaltningshandlingar: intyg från civilregistret (födelse, äktenskap, dödsfall), akademiska examensbevis, utdrag ur belastningsregistret.
• Notariella handlingar: köpehandlingar, fullmakter och protokoll bestyrkta av notarie.

Undantagna från apostillen är diplomatiska eller konsulära handlingar, samt sådana som är direkt kopplade till handels- eller tulltransaktioner.

Var apostillen hanteras beroende på handlingstyp

Vilken myndighet som är behörig att apostillera beror på handlingens karaktär:

• Rättsliga handlingar apostilleras av Tribunal Superior de Justicia (regionala överdomstolen) i respektive autonom region.
• Förvaltningshandlingar (civilregistret, examensbevis, belastningsregister) hanteras via Justitieministeriet (Ministerio de Justicia), både centralt och genom de regionala förvaltningskontoren.
• Notariella handlingar (köpehandlingar, notariella fullmakter, protokoll) apostilleras av Colegio Notarial (notarieförbundet) i det distrikt där handlingen upprättades.

Att korrekt identifiera handlingstypen är avgörande: att begära apostillen hos fel myndighet leder bara till onödiga förseningar.

Om din apostille är en del av ett större notariellt ärende — en köpehandling, ett arv eller en fullmakt — kan vårt team för notariella förfaranden samordna allt åt dig, från underskriften till den slutliga apostillen. 

Så ansöker du om Haagkonventionens apostille online eller på plats

Apostille online finns tillgänglig för förvaltningshandlingar som har elektronisk signatur och en säker verifieringskod, och hanteras med digitala identifieringssystem som är godkända av myndigheten.

När handlingen har en handskriven underskrift måste originalet lämnas in hos den behöriga myndigheten, eller skickas per post. I vissa fall krävs dessutom en föregående bestyrkning av underskriften, framför allt vid akademiska eller notariella handlingar.

För notariella handlingar sker förfarandet direkt på det aktuella Colegio Notarials kontor, utan förbokad tid, med olika leveranstider och priser beroende på hur brådskande ärendet är:

Vanliga handlingar som apostilleras för skandinaver i Spanien

Bland de handlingar våra svenska kunder oftast ansöker om apostille för, i ärenden mellan Spanien och Sverige, finns:

• Födelse- och vigselbevis, för folkbokföring, giftermål eller registrering av barn.
• Utdrag ur belastningsregistret, som krävs vid uppehållstillstånd eller anställningsprocesser.
• Notariella fullmakter, när någon agerar i ditt namn i Spanien utan att du behöver resa dit.
• Akademiska examensbevis, som behövs vid nostrifiering eller anställningsprocesser.

Varje typ av handling följer sitt eget spår (Justitieministeriet, Colegio Notarial eller Tribunal Superior de Justicia), så det är bra att bekräfta detta innan man påbörjar förfarandet.

Vilka länder accepterar Haagkonventionens apostille

Apostillen är endast giltig i länder som anslutit sig till Haagkonventionen av 1961, däribland Sverige, tillsammans med resten av EU, stora delar av Latinamerika, Nordamerika och en rad ekonomier i Asien och Oceanien.

Innan du påbörjar något förfarande bör du kontrollera att destinationslandet är anslutet till konventionen, eftersom det annars krävs traditionell diplomatisk legalisering, en längre process med fler mellanliggande steg.

Torrevieja Consult, din apostille utan fel eller förseningar

På Torrevieja Consult har vi i mer än 30 år hjälpt svenskar och skandinaver med deras juridiska ärenden mellan Spanien och Sverige.

Vi talar om exakt vilken myndighet som ska apostillera din handling, hanterar förfarandet å dina vägnar och hjälper dig även om du behöver legalisera och apostillera flera handlingar samtidigt.

Behöver du hantera Haagkonventionens apostille för att använda en handling i Spanien eller i Sverige? Kontakta oss så berättar vi hur du går tillväga, på ditt språk.

Vanliga frågor om Haagkonventionens apostille

Vad är Haagkonventionens apostille?

Det är den bestyrkning som intygar äktheten av underskriften och stämpeln på en offentlig handling, så att den har rättslig giltighet i vilket annat land som helst som anslutit sig till Haagkonventionen av 1961.

Hur apostillerar man en handling i Spanien?

Det beror på handlingstyp: rättsliga handlingar apostilleras av Tribunal Superior de Justicia, förvaltningshandlingar av Justitieministeriet, och notariella handlingar av respektive Colegio Notarial.

Kan man apostillera ett födelsebevis?

Ja. Födelsebevis är handlingar från civilregistret och apostilleras genom Justitieministeriet, antingen på plats, per post eller i vissa fall online.

Vad kostar det att apostillera en notariell handling?

Mellan 25 € och 65 € beroende på hur brådskande tjänsten är: normal, brådskande eller mycket brådskande, enligt respektive Colegio Notarials priser.

Vilka handlingar kan inte apostilleras?

Diplomatiska eller konsulära handlingar, samt sådana som är direkt kopplade till handels- eller tulltransaktioner, är undantagna från förfarandet.

Gäller samma förfarande för apostille av belastningsregisterutdrag?

Ja, det räknas som en förvaltningshandling och hanteras via Justitieministeriet, precis som intyg från civilregistret.

Är apostille och legalisering samma sak?

Inte exakt. Apostillen är en förenklad form av legalisering, som endast gäller mellan länder anslutna till Haagkonventionen. Utanför konventionen krävs traditionell diplomatisk legalisering, en längre process.