Kan jag fortsätta fakturera med Excel? Det är snart dags att anpassa sig till VeriFactu

Om du hittills har skapat dina fakturor i Excel eller med enkla mallar är det normalt att undra ”vad händer nu?”. 

Reglerna för elektronisk fakturering via VeriFactu går framåt och många företag och egenföretagare står inför förändringen. Det kommer dock inte att vara förbjudet att fakturera i Excel, så länge du inte är skyldig att använda ett faktureringssystem (SIF) som är anpassat till VeriFactu. 

I den här artikeln från Torrevieja Consult förklarar vi tydligt när du måste anpassa dig, vilka alternativ du har och vad som händer om du fortsätter att använda manuella verktyg.

När upphör det att vara giltigt att fakturera med Excel?

Om ditt företag inte är skyldigt att använda ett SIF enligt VeriFactu kan du fortsätta att använda Excel eller ett annat enkelt faktureringssystem så länge det uppfyller de minimikrav som ställs i lag (specificering av moms, uppgifter om avsändare, mottagare och mer).

Men om du omfattas av SIF-systemet – på grund av volym, bransch eller specifika regler som gäller för renovering/byggnation – måste du använda en programvara som är anpassad till VeriFactu och sluta använda Excel som enda system.

I det sammanhanget innebär det en risk att skapa fakturor i Excel utan att uppfylla kraven för sändning eller verifiering: dina fakturor kan fortfarande vara ”giltiga dokument”, men du förlorar spårbarheten och fördelarna med SIF-systemet. Och myndigheterna kan kräva anpassning.

För en övergång till VeriFactu under ledning av specialiserade rådgivare inom skatter och digital fakturering, kontakta oss på vår webbplats.

Vad innebär skyldigheten att använda SIF i VeriFactu?

SIF-systemet med VeriFactu ställer flera ytterligare krav jämfört med användningen av manuella system som Excel:

• Automatisk generering av QR-koden och verifieringsstämpeln.
• Direkt överföring eller registrering i databasen hos den statliga skattemyndigheten (AEAT) eller på motsvarande plattform.
• Elektronisk lagring av fakturor och register med garanti för integritet, äkthet och tillgänglighet.
• Krav på att programvaran är tekniskt och juridiskt anpassad till det kungliga dekret som reglerar SIF.

Fakturering med Excel vs SIF VeriFactu-systemet

Vad ska du göra om du använder Excel och vill anpassa dig?

• Utvärdera om du är skyldig att använda SIF VeriFactu (volym, sektor, offentliga kunder, reformer).
• Om du inte är skyldig, se till att din Excel-faktura uppfyller de grundläggande lagkraven: fullständiga uppgifter om utfärdare, mottagare, fakturaserie och fakturanummer, specificerad moms, datum, bland annat.
• Om du är skyldig eller snart kommer att bli skyldig, planera förändringen: välj en programvara som är anpassad till SIF, importera dina kunder och produkter, anpassa interna processer och utbilda ditt team.
• Spara dokumentationen om förändringen (datum, implementering av programvaran, validering av leverantören) som bevis på efterlevnad.
• Vänta inte med anpassningen till sista minuten: förändringen kan kräva tester, interna anpassningar och utbildning.

När kan jag fortsätta fakturera i Excel, Word eller till och med på papper?

Lanseringen av VeriFactu innebär inte att Excel, Word eller pappersfakturor försvinner från en dag till en annan. 

Faktum är att många egenföretagare och småföretag kan fortsätta att använda dem utan problem, förutsatt att de inte är skyldiga att implementera ett datoriserat faktureringssystem (SIF). Detta är nödvändigt för att undvika förvirring.

Du kan fortsätta fakturera i Excel, Word eller på papper när:

• Du inte är skyldig att använda ett SIF som är anpassat till VeriFactu. Om din verksamhet, volym eller bransch inte ingår i de grupper som är skyldiga att använda ett godkänt system, är mallar och manuella fakturor fortfarande fullt giltiga.
• Dina fakturor uppfyller alla grundläggande lagkrav. Det vill säga: löpnummer, datum, fullständiga uppgifter om avsändare och mottagare, detaljerade begrepp, beskattningsunderlag, specificerad moms och totalbelopp. Excel eller Word kan uppfylla detta korrekt.
• Du behöver inte automatisk sändning eller verifiering hos AEAT. VeriFactu gäller endast om du väljer ett SIF. Om du inte omfattas av detta ramverk behöver dina fakturor varken QR-kod eller automatisk registrering.
• Din fakturering är liten eller du arbetar i sektorer som inte omfattas av skyldigheten. Till exempel egenföretagare med enkel fakturering, frilansare eller småföretag som inte omfattas av den omedelbara skyldigheten.
• Du arbetar inte med kunder som kräver elektronisk fakturering eller omedelbar spårbarhet. Vissa företagskunder kan kräva avancerade format. Om detta inte är fallet för dig är Excel fortfarande giltigt.

När är ett företag eller en egenföretagare skyldig att använda ett faktureringssystem som är anpassat till VeriFactu?

Även om vissa yrkesutövare och företag kan fortsätta att fakturera med Excel, är andra skyldiga att använda ett faktureringssystem (SIF) som är anpassat till VeriFactu. När är du skyldig att använda ett SIF?

• Din verksamhet ingår i de sektorer som i regelverket identifieras som prioriterade eller med högre kontrollrisk.
• Du överskrider vissa faktureringsgränser, vilket kräver ökad spårbarhet och automatisk verifiering.
• Du ansluter dig frivilligt till VeriFactu, vilket innebär att du alltid måste använda ett SIF och sluta fakturera med Excel.
• Du arbetar med kunder som kräver spårbar fakturering, särskilt företag eller offentliga förvaltningar.
• Du behöver ett säkert och automatiskt system, särskilt om du har genomgått revisioner, inspektioner eller hanterar känsliga uppgifter.
• Du är skyldig att utfärda strukturerad elektronisk fakturering (B2B/B2G), vilket kräver anpassad programvara.
• Din rådgivare rekommenderar det på grund av skatterisk, eftersom anpassning är nödvändig i praktiken för vissa aktiviteter. 

Lös dina tvivel med Torrevieja Consult: Excel kan vänta, din skattskyldighet kan inte

Fakturan i Excel kan fortfarande vara giltig för många egenföretagare och småföretag som inte är skyldiga att använda ett SIF anpassat till VeriFactu. 

Men om din bransch eller volym kräver det, kan det göra skillnad att utnyttja förändringen som en möjlighet. Det handlar inte bara om att uppfylla kraven, utan också om att positionera sig som ett effektivt, transparent och framtidsinriktat företag. 

På Torrevieja Consult är vi här för att hjälpa dig att ta det steget på ett säkert sätt, genom att anpassa dina system, kontrollera efterlevnaden och garantera en smidig övergång. Framtiden börjar idag: kontakta oss.

Vanliga frågor om fakturering med Excel

Kan jag fortfarande fakturera med Excel även om jag använder VeriFactu?

Endast om du inte är skyldig att använda ett anpassat SIF-system. Om du är det, riskerar du att bryta mot reglerna om du fortsätter att använda Excel utan ett anpassat system.

Hur vet jag om min verksamhet kräver SIF VeriFactu?

Det beror på flera faktorer: faktureringsvolym, bransch (till exempel bygg- eller renoveringsbranschen), offentliga kunder, branschregler. Vi rekommenderar att du granskar ditt specifika fall med vår specialiserade rådgivning.

Vad händer om jag byter från Excel till anpassad programvara mitt i året?

Det är inget problem så länge du kan dokumentera processen, ange datum för bytet och garantera att de fakturor du utfärdar uppfyller kraven från och med det ögonblicket.

Kostar den anpassade programvaran med QR-kod mycket mer än Excel?

Det kan innebära en extra kostnad, men fördelarna i form av efterlevnad, säkerhet och effektivitet gör det till en viktig investering. På lång sikt kan det spara tid, fel och risker.

När är deadline för att anpassa sig till VeriFactu?

Tidsfristerna beror på varje grupp, volym eller sektor. Alla berörda parter har inte samma tidsfrist, men det är ont om tid att bli klar om din verksamhet kräver SIF. Kontrollera ditt specifika fall.

Vilka fördelar har jag av att använda ett SIF-system istället för Excel?

• Större förtroende från kunder och leverantörer.
• Mindre risk för fel eller bristande efterlevnad.
• Fullständig spårbarhet inför skattemyndigheten.
• Förbättrade interna processer, automatisering och minskad manuell arbetsbelastning.