E-fakturering: Vad är det, hur fungerar det och hur anpassar man sig?
I en ständigt föränderlig digital miljö har elektronisk fakturering blivit ett viktigt verktyg för att förenkla den administrativa hanteringen i företag och för att uppfylla rättsliga skyldigheter i Spanien.
I den här guiden förklarar Torrevieja Consult allt som elektronisk fakturering innebär, de regler som gäller i Spanien, egenskaperna hos detta nya system, dess fördelar och processen för att anpassa elektronisk fakturering till ditt företag.
Vad är en elektronisk faktura?
Enkelt: en elektronisk faktura är ett digitalt dokument med samma juridiska giltighet som en pappersfaktura. Skillnaden är att den utfärdas, skickas och lagras helt digitalt, vilket möjliggör större kontroll, besparingar och effektivitet i redovisningshanteringen.
Viktiga juridiska aspekter
- Den måste uppfylla bestämmelserna i kungligt dekret 1619/2012.
- Äktheten hos ursprunget och integriteten hos innehållet måste garanteras.
- Den kan presenteras i strukturerade (t.ex. XML) eller ostrukturerade (PDF) format.
- Mottagaren måste uttryckligen samtycka till att ta emot fakturor i elektronisk form.
Fördelar med elektronisk fakturering
Att införa detta system är inte bara en fråga om att följa lagen, utan också ett strategiskt beslut för att förbättra din organisation och effektivitet.
Viktiga fördelar
| Fördel | Beskrivning |
|---|---|
| Spara tid och resurser | Mindre pappersarbete, lägre tryck- och fraktkostnader. |
| Minskning av fel | Automatisering och ökad precision. |
| Snabb tillgång till dokumentation | Var du än befinner dig och på vilken enhet som helst. |
| Enklare efterlevnad | Underlättar skatterevisioner och granskningar. |
| Hållbarhet | Det bidrar till en grönare förvaltning. |
Typer av elektroniska fakturor som är giltiga i Spanien
Beroende på format finns det två huvudtyper av elektroniska fakturor:
- Strukturerat format (t.ex. Facturae eller EDIFACT): Möjliggör automatisk läsning av redovisningssystem. Perfekt för företag med stora volymer fakturering.
- Ostrukturerat format (t.ex. PDF): Mer visuellt och enklare, men kräver manuell hantering.
På Torrevieja Consult hjälper vi dig att välja det lämpligaste alternativet beroende på din verksamhet och dina kunders profil.
Hur utfärdar jag en elektronisk faktura? Instruktioner
Processen är enklare än den låter och när du har lärt dig den kommer du att märka av stora tids- och energibesparingar i din verksamhet. Allt du behöver göra är att följa dessa överväganden:
- Faktureringsprogram anpassat till spanska regler.
- Inkludera de obligatoriska uppgifterna:
- Information om avsändare och mottagare (namn, NIF, adress …)
- Beskrivning av tjänsten eller produkten
- Belopp, skatter och totalt
- Digital signatur (valfritt, men rekommenderas starkt)
- Kundens samtycke: Viktigt om den andra parten är en privatperson.
- Utskick via e-post eller via särskilda plattformar (t.ex. FACe när det gäller fakturor som är adresserade till den offentliga förvaltningen).
Mottagarspecifik e-fakturering
- Till privatpersoner (slutkonsumenter): Endast obligatoriskt om kunden begär det. Fakturan ska vara tydlig, lättillgänglig och lätt att förvara.
- Till andra företag: Kan vara obligatoriskt beroende på bransch. Det är lämpligt att använda strukturerade format för att underlätta redovisningen.
- Till den offentliga förvaltningen: Sedan 2015 är det obligatoriskt att skicka elektroniska fakturor till offentliga organ. I detta fall måste de skickas via officiella plattformar som FACe.
Hantering och lagring av elektroniska fakturor
När fakturorna väl har utfärdats måste de enligt gällande spansk lagstiftning förvaras på ett säkert sätt och med en rad obligatoriska egenskaper.
- Minsta lagringstid: 5 år (enligt spanska skatteregler).
- Periodiska säkerhetskopior: För att undvika förlust av information.
- Kontroll av betalningar och förfallodagar: Integreras med fördel i ditt redovisningssystem.
- Integration med ditt bokföringsprogram: Underlättar bankavstämning, skattedeklaration och utgiftsuppföljning.
Hur implementerar du e-fakturering i ditt företag?
Om du ännu inte använder e-fakturering är det ett bra tillfälle att börja nu.
- Bedöm om du är juridiskt skyldig enligt din verksamhet eller relation med administrationen.
- Välj ett godkänt faktureringsprogram som passar ditt språk och dina behov.
- Utbilda ditt team eller dina medarbetare om du arbetar i ett litet företag.
- Informera dina kunder om det nya faktureringssystemet.
- Rådgör med våra specialiserade yrkesmän: På Torrevieja Consult följer vi med dig hela vägen.
Rådgivning skräddarsydd efter dina behov: Vi erbjuder heltäckande lösningar
På Torrevieja Consult förstår vi utmaningarna med att hantera ditt företag eller ditt skatteliv i ett land som inte är ditt eget. Det är därför vi erbjuder ett omfattande, personligt och nära tillvägagångssätt. Vi talar ditt språk och hjälper dig att förstå spanska regler utan komplikationer. Om du behöver hjälp med att anpassa e-fakturering till din verksamhet eller vill ha en lösning som är specifik för din situation, har vi vad du behöver för att hjälpa dig.
Vill du få råd om elektronisk fakturering eller implementera ett heltäckande ledningssystem? Kontakta oss eller besök oss på vårt kontor i Torrevieja. Vi ser fram emot att arbeta med dig.
