¿Puedo seguir facturando con Excel? Queda muy poco tiempo para adaptarte a VeriFactu
Si hasta ahora has estado generando tus facturas en Excel o con plantillas sencillas, es normal preguntarse “¿y ahora qué?”. La normativa de facturación electrónica mediante VeriFactu está avanzando y muchas empresas y autónomos se enfrentan al cambio. No obstante, facturar en Excel no estará prohibido, siempre que no estés obligado a usar un Sistema Informático de Facturación (SIF) adaptado a VeriFactu. En este artículo, desde Torrevieja Consult, te explicamos claramente cuándo debes adaptarte, qué alternativas tienes y qué pasa si continúas usando herramientas manuales.¿Cuándo deja de ser válido facturar con Excel?
Si tu negocio no está obligado a utilizar un SIF bajo VeriFactu, podrás seguir usando Excel u otro sistema simple de facturación mientras cumpla los requisitos legales mínimos (desglose del IVA, datos del emisor, receptor, y más). Pero si te corresponde estar dentro del régimen de SIF —por volumen, sector o normativa específica como el de reformas/ construcciones— entonces sí deberás usar un software adaptado a VeriFactu y abandonar el Excel como sistema único. En ese contexto, generar facturas en Excel sin cumplir el envío o verificación exige un riesgo: tus facturas podrían seguir siendo “documentos válidos” pero perderías la trazabilidad y ventajas del sistema SIF. Y la administración podría exigir adaptación. Para una transición a VeriFactu guiada por asesores especializados en fiscalidad y facturación digital, contáctanos en nuestra página web.¿Qué implica la obligación de un SIF en VeriFactu?
El régimen del SIF con VeriFactu impone varios requisitos adicionales respecto al uso de sistemas manuales como Excel:- Generación automática del código QR y del “sello” de verificación.
- Envío o registro directo en la base de datos de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) o en la plataforma correspondiente.
- Conservación electrónica de facturas, libros de registro, con garantía de integridad, autenticidad y disponibilidad.
- Obligación de que el software esté adaptado técnica y legalmente al Real Decreto que regula el SIF.
Facturación con Excel vs sistema SIF VeriFactu
| Aspecto | Facturación con Excel (u otro sistema manual) | Sistema SIF adaptado a VeriFactu |
| Obligación de uso | Solo si no estás en el régimen SIF | Obligatorio si tu actividad o volumen lo exige |
| Código QR / Verificación | No aplica el sello automático de verificación | Sí, generación automática de código QR |
| Envío/registro a la AEAT | No obligatorio en muchos casos | Registro o envío directo según normativa |
| Conservación electrónica | Facturas pueden generarse y conservarse en papel o digital sin sistema específico | Conservación digital garantizando integridad y trazabilidad |
| Riesgos al no cumplir | Principalmente auditorías o revisión habitual | Riesgo elevado: sanciones, pérdida de ventajas traceables |
¿Qué debes hacer si usas Excel y quieres adaptarte?
- Evalúa si estás obligado a usar SIF VeriFactu (volumen, sector, clientes públicos, reformas).
- Si no estás obligado, asegúrate de que tu factura Excel cumpla los requisitos legales básicos: datos completos del emisor, receptor, serie y número de factura, IVA desglosado, fecha, entre otros.
- Sí estás obligado o lo estarás pronto, planifica el cambio: selecciona un software adaptado al SIF, importa tus clientes y productos, ajusta procesos internos y forma a tu equipo.
- Conserva la documentación del cambio (fecha, implementación del software, validación del proveedor) como prueba de cumplimiento.
- No dejes la adaptación para el último momento: el cambio puede requerir pruebas, adecuaciones internas y formación.
¿Cuándo SÍ puedo seguir facturando en Excel, Word o incluso en papel?
La llegada de VeriFactu no significa que Excel, Word o las facturas en papel desaparezcan de un día para otro. De hecho, muchos autónomos y pequeñas empresas podrán seguir usándolos sin problema, siempre que no estén obligados a implementar un Sistema Informático de Facturación (SIF). Esto es imprescindible para evitar confusiones.Podrás seguir facturando en Excel, Word o en papel cuándo:
- No estés obligado a utilizar un SIF adaptado a VeriFactu. Si tu actividad, volumen o sector no está dentro de los colectivos que deben usar obligatoriamente un sistema homologado, las plantillas y facturas manuales siguen siendo perfectamente válidas.
- Tus facturas cumplan todos los requisitos legales básicos. Es decir: numeración consecutiva, fecha, datos completos del emisor y receptor, conceptos detallados, base imponible, IVA desglosado y total. Excel o Word pueden cumplir esto correctamente.
- No necesites envío automático ni verificación ante la AEAT. VeriFactu solo aplica si optas por un SIF. Si no estás dentro de ese marco, tus facturas no requieren código QR ni registro automatizado.
- Tu volumen de facturación es pequeño o trabajas en sectores no incluidos entre los obligados. Por ejemplo, autónomos con facturación sencilla, profesionales liberales o pequeños negocios que no están dentro de la obligatoriedad inmediata.
- No trabajas con clientes que exigen facturación electrónica o trazabilidad inmediata. Algunos clientes corporativos sí pueden exigir formatos avanzados. Si no es tu caso, Excel sigue siendo válido.
¿Y cuándo está una empresa o autónomo obligado a utilizar un SIF adaptado a VeriFactu?
Aunque algunos profesionales y negocios pueden seguir facturando con Excel, otros sí estarán obligados a utilizar un Sistema Informático de Facturación (SIF) adaptado a VeriFactu. ¿Cuándo estás obligado a utilizar un SIF?- Tu actividad se encuentra dentro de los sectores que la normativa identifica como prioritarios o de mayor riesgo de control.
- Superas ciertos umbrales de facturación, lo que exige mayor trazabilidad y verificación automática.
- Te adhieres voluntariamente a VeriFactu, lo que implica usar siempre un SIF y dejar de facturar con Excel.
- Trabajas con clientes que exigen facturación trazable, especialmente corporaciones o administraciones públicas.
- Necesitas un sistema seguro y automático, especialmente si has tenido auditorías, inspecciones o manejas datos sensibles.
- Estás obligado a emitir facturación electrónica estructurada (B2B/B2G), que requiere software adaptado.
- Tu asesoría lo recomienda por riesgo fiscal, ya que en algunas actividades la adaptación es imprescindible en la práctica.
Cierra la duda con Torrevieja Consult: Excel puede esperar, tu cumplimiento fiscal no
La factura en Excel puede seguir siendo válida para muchos autónomos y pequeñas empresas que no están obligados a utilizar un SIF adaptado a VeriFactu. Pero si tu sector o volumen te obliga, aprovechar el cambio como una oportunidad puede marcar la diferencia. No se trata solo de cumplir, sino de posicionarse como una empresa eficiente, transparente y preparada para el futuro. En Torrevieja Consult estamos aquí para ayudarte a dar ese paso con solidez, adaptando tus sistemas, verificando el cumplimiento y garantizando una transición tranquila. El futuro comienza hoy: contáctanos.Preguntas frecuentes sobre facturar con Excel
¿Todavía puedo facturar con Excel aunque esté en VeriFactu?
Solo si no estás obligado a usar un SIF adaptado. Si lo estás, seguir con Excel sin sistema adaptado pone en riesgo tu cumplimiento.¿Cómo sé si mi actividad requiere SIF VeriFactu?
Dependerá de varios factores: volumen de facturación, sector (por ejemplo, construcción o reformas), clientes públicos, normativa sectorial. Es recomendable revisar tu caso particular con nuestra asesoría especializada.¿Qué pasa si cambio de Excel a software adaptado a mitad del año?
No hay problema siempre que puedas documentar el proceso, indicar la fecha de cambio y garantizar que las facturas que emites cumplen desde ese momento los requisitos.¿El software adaptado con código QR cuesta mucho más que Excel?
Puede implicar un coste adicional, pero el beneficio en cumplimiento, seguridad y eficiencia lo hace una inversión clave. A largo plazo puede ahorrar tiempo, errores y riesgos.¿Cuándo es el plazo para adaptarse a VeriFactu?
Los plazos dependen de cada colectivo, volumen o sector. No todos los sujetos lo tienen desde el mismo día, pero queda poco tiempo para estar listo si tu actividad exige SIF. Consulta tu caso concreto.¿Qué ventajas tengo al usar un sistema SIF y no quedarme en Excel?
- Mayor confianza de clientes y proveedores.
- Menor riesgo de error o no cumplimiento.
- Trazabilidad completa ante la AEAT.
- Mejora de procesos internos, automatización y reducción de carga manual.
