Factura electrónica: ¿Qué es, cómo funciona y cómo adaptarte?
En un entorno digital en constante evolución, la factura electrónica se ha convertido en una herramienta imprescindible para simplificar la gestión administrativa en las empresas y cumplir con las obligaciones legales en España.
Desde Torrevieja Consult te explicamos en esta guía todo lo que implica la factura electrónica, la normativa vigente en España, las características de este novedoso sistema, sus ventajas y el proceso de adaptar la facturación electrónica a tu negocio.
¿Qué es una factura electrónica?
Simple: una factura electrónica es un documento digital con la misma validez legal que una factura en papel. La diferencia es que su emisión, envío y almacenamiento se hacen de forma completamente digital, lo que permite un mayor control, ahorro y eficiencia en la gestión contable.
Aspectos legales importantes
- Debe cumplir con la normativa del Real Decreto 1619/2012.
- Es necesario garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido.
- Puede presentarse en formatos estructurados (como XML) o no estructurados (PDF).
- El receptor debe aceptar expresamente recibir facturas en formato electrónico.
Ventajas de la factura electrónica
Adoptar este sistema no solo es una cuestión de cumplir con la ley, sino también una decisión estratégica para mejorar tu organización y eficiencia.
Beneficios principales
| Ventaja | Descripción |
|---|---|
| Ahorro de tiempo y recursos | Menos papeleo, menos costes de impresión y envío. |
| Reducción de errores | Automatización y mayor precisión. |
| Acceso rápido a la documentación | Desde cualquier lugar y dispositivo. |
| Cumplimiento normativo más sencillo | Facilita auditorías y revisiones fiscales. |
| Sostenibilidad | Contribuye a una gestión más ecológica. |
Tipos de facturas electrónicas válidas en España
En función del formato, existen dos tipos principales de facturas electrónicas:
- Formato estructurado (como Facturae o EDIFACT): Permite la lectura automática por sistemas contables. Ideal para empresas con gran volumen de facturación.
- Formato no estructurado (por ejemplo, PDF): Más visual y sencillo, aunque requiere intervención manual.
En Torrevieja Consult te ayudamos a elegir la opción más adecuada según tu actividad y el perfil de tus clientes.
¿Cómo se emite una factura electrónica? Instrucciones
El proceso es más sencillo de lo que parece y, cuando lo domines, notarás un gran ahorro de tiempo y energía en tu empresa. Solo necesitas seguir estas consideraciones:
- Un software de facturación adaptado a la normativa española.
- Incluir los datos obligatorios:
- Información del emisor y receptor (nombre, NIF, dirección…)
- Descripción del servicio o producto
- Importe, impuestos y total
- Firma digital (opcional, pero muy recomendable)
- Consentimiento del cliente: Fundamental si la otra parte es un particular.
- Envío por correo electrónico o a través de plataformas específicas (como FACe en el caso de facturas dirigidas a la Administración Pública).
Facturación electrónica según el destinatario
- A particulares (consumidores finales): Solo es obligatoria si el cliente lo solicita. La factura debe ser clara, accesible y fácil de guardar.
- A otras empresas: Puede ser obligatoria en función del sector. Es recomendable utilizar formatos estructurados para facilitar la contabilidad.
A la Administración Pública: Desde 2015, es obligatorio enviar facturas electrónicas a organismos públicos. En este caso, deben presentarse a través de plataformas oficiales como FACe.
Gestión y almacenamiento de facturas electrónicas
Una vez emitidas, la normativa vigente en España establece que las facturas deben almacenarse de forma segura y con una serie de características obligatorias.
- Periodo mínimo de conservación: 5 años (según la normativa fiscal en España).
- Respaldos periódicos: Para evitar pérdidas de información.
- Control de pagos y vencimientos: Idealmente integrado en tu sistema contable.
- Integración con tu software contable: Facilita la conciliación bancaria, la presentación de impuestos y la supervisión de gastos.
¿Cómo implementar la facturación electrónica en tu actividad?
Si aún no utilizas la factura electrónica, este es un buen momento para empezar.
- Evalúa si estás obligado por ley según tu actividad o relación con la Administración.
- Selecciona un programa de facturación homologado que se adapte a tu idioma y necesidades.
- Da formación a tu equipo o colaboradores si trabajas en una pequeña empresa.
- Informa a tus clientes sobre el nuevo sistema de facturación.
- Consulta con nuestros profesionales especializados: En Torrevieja Consult te acompañamos en cada paso.
Un asesoramiento adaptado a ti: Ofrecemos soluciones integrales
En Torrevieja Consult entendemos los retos de gestionar tu negocio o tu vida fiscal en un país que no es el tuyo. Por eso, ofrecemos un enfoque integral, personalizado y cercano. Hablamos tu idioma y te ayudamos a comprender la normativa española sin complicaciones. Si necesitas ayuda para adaptar la facturación electrónica a tu negocio o deseas una solución específica a tu situación concreta, tenemos lo necesario para ayudarte.
¿Quieres recibir asesoramiento sobre facturación electrónica o implantar un sistema de gestión integral? Contáctanos o visítanos en nuestra oficina en Torrevieja. Estamos encantados de trabajar contigo.
