Förändringar i VeriFactu till 2027: vad innebär uppskovet för företag och egenföretagare

Regeringen har beslutat att skjuta fram införandet av VeriFactu ännu en gång, det system som fastställer kraven för hur digitala faktureringsprogram ska fungera och registrera varje transaktion.

Med den nya förlängningen får både företag och yrkesutövare ytterligare ett år på sig att anpassa sina faktureringsrutiner till regelverket och uppdatera sina verktyg utan onödig tidspress.

Hos Torrevieja Consult går vi igenom vad uppskovet innebär, varför det har godkänts och hur det påverkar små och medelstora företag, egenföretagare och andra verksamheter som måste följa reglerna.

Vad är VeriFactu och vilken roll spelar systemet?

VeriFactu definieras i kungliga dekretet 1007/2023 och innebär att varje utfärdad faktura måste registreras på ett sätt som inte går att manipulera i efterhand och som gör det möjligt att spåra hela processen.

Registreringen sker genom en QR-kod och en teknisk datapost, det så kallade ”registro de facturación de alta”, som genereras och rapporteras till skattemyndigheten i samband med att fakturan skapas.

Syftet är att säkerställa full spårbarhet och ge myndigheterna tillgång till den data som krävs för kontroll av verksamheters fakturering.

Uppgifterna ska antingen skickas direkt till Skatteverket eller sparas internt med skyddsåtgärder som uppfyller de fastställda kraven.

Regelverket gäller alla som använder digitala faktureringslösningar, oavsett om det rör sig om professionell programvara eller anpassade kalkylblad. Undantag gäller för dem som fakturerar manuellt eller i Word, företag som ingår i SII samt skattskyldiga i Baskien och Navarra.

Nya tidsramar för införandet

Det kungliga lagdekretet som offentliggjordes i Spaniens Officiella Statstidning (BOE) den 3 december förlänger införandet med ett helt år. De nya datumen blir:

• 1 januari 2027: företag som betalar bolagsskatt.
  
  
• 1 juli 2027: egenföretagare och övriga verksamheter som använder faktureringsprogram.
  
  

Åtgärden har antagits som ett brådskande beslut, men måste som vanligt godkännas av Deputeradekongressen inom 30 dagar för att fortsätta gälla.

Varför flyttas införandet fram?

Uppskovet är ett svar på flera efterfrågade ändringar från olika grupper:

• Branschorganisationer för egenföretagare och små företag efterlyste mer tid för anpassning, eftersom många behöver uppdatera programvaror, delta i utbildningar eller förbättra sina digitala kunskaper.
  
  
• Regeringen och finansdepartementet menar att en längre tidsfrist gör övergången lugnare och minskar belastningen på företag som redan har många administrativa uppgifter.
  
  
• Flera yrkesorganisationer påpekade att regelverket fortfarande kändes oklart och att de återkommande justeringarna skapade osäkerhet.
  
  

Så påverkas företag och egenföretagare

För de flesta innebär uppskovet ett andrum som gör det möjligt att förbereda övergången på ett mer strukturerat sätt. Bland konsekvenserna märks:

Mer utrymme att granska och uppdatera faktureringsverktyg

Många verksamheter befann sig mitt i att välja nya system eller anpassa befintliga. Med mer tid kan alternativen analyseras bättre och det blir enklare att överväga Skatteverkets kostnadsfria program eller byta till mer kompletta lösningar utan stress.

Mindre press kring administrativa krav

Det tidigare datumet hade skapat oro hos många aktörer. Förseningen uppfattas som en lättnad, förutsatt att perioden används till faktisk förberedelse och inte till att skjuta upp processen.

Kraven består trots uppskovet

Även om införandet skjutits fram, måste alla berörda verksamheter till slut följa VeriFactu. Om du fortfarande arbetar med manuella rutiner behöver du se över alternativen och säkerställa att dina register kan hanteras enligt kraven för spårbarhet och skydd.

En tidsfrist som ger möjlighet till bättre planering

Organisationer inom näringslivet är eniga om att förlängningen är positiv endast om den används till att reda ut oklarheter, tydliggöra vad som krävs och skapa en plan för genomförandet.

Därför är det viktigt att inte vänta till sista stund. Gå igenom dina interna processer, kontrollera med din programvaruleverantör om deras system kommer att uppfylla kraven och arbeta fram en övergångsplan inför 2027.

Torrevieja Consult hjälper dig att förbereda dig inför VeriFactu 2027

Flera företag har redan börjat anpassa sina system till VeriFactu, och det arbete som lagts ner hittills kommer att vara till nytta även framöver.

För dig som ännu inte påbörjat förändringen innebär uppskovet en chans att jämföra olika lösningar, se över rutiner och planera resan mot det nya arbetssättet i en lugnare takt.

Om du vill ha vägledning kring regelverket eller behöver svar på frågor om dina faktureringssystem finns Torrevieja Consult här för att stötta dig i processen.

Vanliga frågor om VeriFactu 2027

Vad är ”Registrering av fakturering vid utfärdande” som rapporteras till Skatteverket?

Registrering av fakturering vid utfärdande” är en teknisk post som skapas automatiskt av programvaran varje gång en faktura utfärdas. Uppgifterna innehåller centrala fakturaparametrar och skickas antingen direkt till myndigheten eller hålls redo för kontroll.

Syftet är att säkerställa att varje steg i transaktionen är spårbart och att inga ändringar kan göras i efterhand. Det är inte samma sak som en elektronisk faktura och skickas bara automatiskt om systemet arbetar i VeriFactu-läge.

Innebär VeriFactu att jag måste skicka elektroniska fakturor (FacturaE) till privatkunder?

Nej. VeriFactu handlar om hur registret skapas och lagras internt i ditt faktureringssystem. Lagen ”Crea y Crece” är däremot det regelverk som kräver att fakturor skickas i ett särskilt digitalt format mellan företag och egenföretagare. Båda reglerna hänger ihop med digitalisering, men deras fokus skiljer sig:

• VeriFactu styr hur uppgifterna registreras internt.
  
  
• Den elektroniska fakturan styr hur fakturan överförs till kunden.

Vad händer om min faktureringsprogramvara inte uppfyller kraven i tid? Finns det sanktioner?

Ja. Om ett system bryter mot RRSIF eller tillåter att försäljning döljs eller manipuleras kan sanktionerna uppgå till 50 000 euro per år för användaren och 150 000 euro per år för tillverkaren eller distributören. 

Programvarutillverkaren måste utfärda en ansvarsförsäkran som intygar att lösningen uppfyller kraven, eftersom AEAT inte godkänner enskilda program.

Finns det en officiell lista med programvara godkänd av AEAT?

Nej, AEAT tar inte fram någon lista. Myndigheten fastställer bara vilka tekniska krav som gäller och hur ansvarsförsäkran ska utformas.

Utvecklaren måste ge användarna dokumentationen som bevisar att kraven följs, och varje företag bör begära dessa dokument av sin leverantör.

Vilka typer av transaktioner omfattas inte av VeriFactu?

Utöver manuella system, SII-användare och företag i Baskien och Navarra, omfattas inte transaktioner där faktura inte är obligatorisk enligt faktureringsreglerna eller där särskilda kvitton används.

I praktiken undantas många verksamheter som arbetar med schablonbeskattning eller endast recargo de equivalencia, eftersom de sällan måste utfärda fakturor vid försäljning till konsumenter.

Hur visas QR-koden och vilken information innehåller den?

QR-koden placeras i den grafiska fakturavyn och innehåller en AEAT-URL med uppgifter som avsändarens NIF, fakturanummer och serie, datum för utfärdande och totalbeloppet.

Koden gör det möjligt för både mottagaren och myndigheten att kontrollera dokumentet. Hashvärdet som länkar registren används internt och visas inte som en separat uppgift i QR-koden.

Vad innebär det ”frivilliga läget” för sändning till AEAT?

Det frivilliga läget innebär att ditt system skickar registren direkt till AEAT när fakturan skapas. Om du inte aktiverar detta läge måste programmet fortfarande generera och lagra uppgifterna internt med samma krav på integritet och spårbarhet.

Skillnaden ligger i vem som lagrar informationen:

• i frivilligt läge lagrar AEAT uppgifterna,
  
  
• i standardläget ligger ansvaret hos företaget själv.